わかりやすく 改正電子帳簿保存法

今年2022年(令和4年)1月、『電子帳簿保存法』が改正されたことをご存知でしょうか。

 

1998年(平成10年)制定以来、数度の改正が成され、これからのデジタル化社会にとって

「電子帳簿」がより利用しやすく改正されています。

ここまで実用的に改正されると、中小企業もそろそろ電子帳簿よる保存を考えてよいのかも

わかりません。

そこで今回は、改正個人情報保護法・インボイス制度・働き方改革に続き、『改正電子帳簿

保存法』をわかりやすく取り上げます。

 

 

▶2024年(令和6年)1月から電子保存が義務化されます

まず押さえておきたいことは、「電子保存の義務化」が始まることです。

本年2022年(令和4年)1月の改正によって、電子取引をした場合は、電子データでの保存

義務が施行されています。

ただし、各企業での受入れ準備が進んでいないことから2023年(令和5年)までの2年間は

「猶予期間」となっています。

しかし、あと1年半後からは電子取引をした場合は電子保存をしなくてはなりません。

 

2024年(令和6年)1月より、電子取引は電子保存しなければなりません!

 

《電子保存の帳簿と書類》

 

 

▶2024年(令和6年)1月の『改正電子帳簿保存法』とは?

国税関係書類のペーパーレス化を推進する『電子帳簿保存法』ですが、本年1月に再度改正

されました。

今回の改正ではさらにペーパーレス化が進めやすくなるように、いろいろな規制緩和が盛り

込まれています。

 

『電子帳簿保存法』は国税関係の帳簿書類を電子データとして保存する場合の条件や電子的

に授受した取引情報の保管方法などについて、その要件などを定めた法律です。

決算書類や各種帳簿、ペーパーで受領した領収書などは「紙」で保存することが原則です。

しかし、この法律によって一定要件を満たせば「電子データ」で保存することができます。

『電子帳簿保存法』の歴史を振り返ると、次のとおりです。

 

 

▶1998年、初めて電子帳簿保存法が成立

電子帳簿保存は「電子データは電子データで、紙は紙か電子データで保存する」ことが

基本的な考え方です。

ペーパーレス化など、デジタル社会の実現に向けてITを利用することを目的に、

1998年(平成10年)に施行されました。

いまからもう25年も前の話です。

その後2015年(平成27年)には、電子署名義務化の廃止や金額の上限が撤廃されました。

翌2016年(平成28年)にはスキャナーによる保存要件が緩和され、

さらに2020年(令和2年)には電子決済の利用明細データも証憑書として認められ、

徐々に電子データ保存ができる対象範囲や条件が緩和されてきました。

 

そして本年2022年(令和4年)1月から施行された改正では、

事前承認制度の廃止、スキャナ保存後の原本廃棄可能など、様々な要件緩和が盛り込まれ、

経理の電子化、ペーパーレス化がさらに進めやすくなっています。

ただし、電子取引データを書面のみで保存することが認められなくなったり、

不正に対しては厳しい措置が課されたりと、気を付けなければならない点が多々あります。

また、企業規模を問わず、ウェブやメールなどを含めた電子取引をしているすべての企業が

その対象となっています。

対応漏れがないように、保存の方法や改正のポイントを確認しておくことが大切です。

 

 

▶今回の2022年(令和4年)1月電子帳簿保存法の改正内容

電子帳簿保存法の改正は、ペーパーレス化の促進や手間の削減による業務効率化の促進、

あるいは保存場所や印刷にかかるコスト削減などを目的に行われていますが、

今回はどのような点が改正されたのか、確認しましょう。

 

今回の改正は、電子帳簿保存に関する条件の緩和と同時に、ネット社会を前提にした

一部要件の強化もされています。

これらの改正によって、多くの企業で電子帳簿保存がしやすくなったと言われています。

経理業務の電子化ハードルをさらに下げてペーパーレス化や業務効率化の推進を図ることが

『電子帳簿保存法』です。 その改正の内容は以下のとおりです。

 

(1)事前承認制度の廃止

これまでは、電子帳簿等の保存あるいは書面のスキャナー保存をするためには

運用の3カ月前までに所轄税務署長へ承認申請書を提出することが必要でした。

しかし、今回の改正によってそれが廃止されました。

したがって、事務手続きの負担軽減やスキャナーや保存システムなどを導入したなら

すぐに電子保存ができるようになりました。

 

電子帳簿保存に際し、税務署への事前承認申請が不要になる!

 

(2)タイムスタンプ要件の緩和

データの改ざんが行われていないことを証明する「タイムスタンプ」ですが、

その要件も緩和されました。

要件緩和のポイントは、次の3点です。

①タイムスタンプ付与期間が延長されました。

 これまでの3営業日以内から最長2カ月および概ね7営業日以内となりました。

②スキャニング時の自署が不要となりました。

③訂正・削除の履歴が確認できるシステム利用している場合は、「タイムスタンプ」自体が

 不要となりました。

 

タイムスタンプ付与期間の延長、自署不要、

さらに訂正削除履歴が確認できればタイムスタンプも不要!

 

(3)検索要件の緩和

検索機能についても要件が緩和されました。

改正後は、取引年月日・取引金額・取引先の3項目が検索機能の必須項目となりました。

また、税務署からのダウンロード要請に応じられるようにしておけば、

検索時に範囲指定や複数項目を組み合わせられる機能は不要となっています。

 

検索機能は取引年月日・取引金額・取引先のみでOK!

 

(4)スキャナ保存後は書面原本の破棄が可能

スキャナ保存後に不正や不備が発生しないよう設けられていた基準のうち、

適正事務処理要件である社内規定の整備、相互けん制ならびに定期的な検査、再発防止策が

廃止されました。

これまではこの定期的な検査のために原本(紙書類)を保管しておく必要がありましたが、

今後はスキャナ保存後に書面とデータが同等であると確認できれば、書面原本を破棄する

ことが可能になりました。

さらに、2名以上で対処しなければいけない事務処理も、今後は1名で認められることに

なりました。

 

スキャナ保存後に書面とデータが同等であると確認できれば

書面原本の廃棄が可能となる!

 

(5)電子取引データの書面保存が廃止 ※但し、猶予期間あり

ペーパーレス化促進のため、電子取引でやり取りしたデータで受領した書類を紙で保管する

方法が原則として廃止されました。

電子取引データは、タイムスタンプ付与又は訂正・削除の履歴が確認でき、かつ検索機能が

確保できる状態で保存しなければなりません。

ただし、書面保存の廃止には「2年間の猶予期間」が設けられていますので、

2年間は引き続き「紙」での保存も可能です。

 

電子取引データを書面で保管することは原則廃止となる!

 

(6)不正に対する厳しい措置が適用される

これら、事前承認制度の廃止や保存要件の緩和が行われる代わりに、

不正には「重加算税プラス10%」という厳しい措置が適用されるようになりました。

重加算税とは、意図的な隠ぺいや仮装などの虚偽申告を行った場合に課される、

基礎となる税額に対する附帯税です。

過少申告や不納付の場合は「35%」、無申告の場合は「40%」という税率ですが、

電子保存された事項に対して不正行為が発覚した場合は、その通常の重加算税に

さらに「10%」が加重されます。

 

電子帳簿保存の要件緩和と同時に

違反には重加算税にプラス10%加重されます!

 

 

▶改正点に対応する際の注意点

改正電子帳簿保存法に対応するには気を付けなければならない点がいくつかあります。

それらについて、いくつか紹介します。

 

(1)手書きの帳簿は対象外です

当然ですが、手書きの帳簿や決算関係書類は電子帳簿保存法の対象外です。

たとえ、パソコンで作成したものであっても、手書きによる追記があると「対象外」と

なります。

 

手書きの追記は要注意、「対象外」となります!

 

(2)スキャン保存時の注意事項

スキャン保存をする場合、資金やモノの流れに直結、あるいは連動する重要書類は、

グレースケール(白黒)ではなく、「カラースキャン」が必須です。

また、書類のサイズが大きいときは、縮小コピーではなく、そのままの大きさで分けて

スキャンする必要があります。

 

スキャン保存は「カラー」かつ「大きさそのまま」が必須!

 

(3)スキャンデータと紙の両方での保存が必要になる場合

受領から最長2カ月および概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与もしくは要件を満たす

システムへの保存ができなかった場合や、読み取った書類がプリンターの最大出力よりも

大きい場合は、電子データだけでなく紙の原本を保存しておく必要があります。

 

受領から2カ月及び7営業日以内のタイムスタンプ付与と実物大保存がポイント!

それができなければ紙での保存も必要となる!

 

(4)保存環境に注意

電子データの保存期間は、紙書類と同じく確定申告書の提出期限より「7年間」です。

この期間中にデータが破損することなく保管できる環境が必要です。

特に、パソコンのクラッシュ対応は必須です。

たとえば、パソコン内のハードディスクやSSDだけに保管していると、

誤って削除してしまったり、老朽化によりデータが破損してしまう恐れがあります。

法律上、バックアップは求められていません。

しかし、トラブルによりデータが破損・紛失しても復旧できるように、何らかの対策を

講じておく必要があります。

 

電子データの保存期間は7年間!

その間のパソコンクラッシュ等には要注意・要対応!

 

 

このようにまとめると、まだ大変なように思われるかもわかりませんが、

経営にITを浸透させていくためにも、積極的に電子帳簿保存にチャレンジしましょう。

 

電子保存の猶予は原則2023年(令和5年)12月31日までです!


掲載日:2022年9月21日 |カテゴリー:トピックス, 経営技術

わかりやすく 働き方改革

急激な円安とエネルギーコストの上昇、そしてそれらをもらたしていると言われている

ロシアによるウクライナ侵略と中国の台頭・・。

一方、国内に目を向ければ、収まらないコロナ感染者数と安部元総理暗殺の要因ともなった

といわれる統一教会の問題など、報道の目はそちらに向いており、いま、日本の社会構造を

変えようとする変革が実施あるいは準備されているのに、あまり報道されなくなっている。

しかしそれはともかく、それらの変革は事業に大きな影響を確実に与えるので、仕事や経営

のやり方を変えないと、事業継続は出来なくなってしまいます。

そこで今回は、個人情報保護法、インボイス制度に続き、『働き方改革』を取り上げます。

 

『働き方改革』は2019年4月に施行され、すでに3年6カ月が経っています!

 

 

▶働き方改革とは

最近、マスコミに取り上げられることが少なくなった『働き方改革』ですが、

しかし、その改革はスケジュール通りに進められています。

そもそも、その目的は次のとおりでした。

 1.労働環境を大きく見直す          →長時間労働を是正する

 2.働く意欲を持つ人に働きやすい社会をつくる →多様で柔軟な働き方を実現する

 3.労働人口を増やし生産性を上げる   →雇用形態に因らない公正な待遇を確保する

つまり、競争力が落ち、かつこれからの少なくなる労働人口を踏まえた、日本経済の再成長

戦略でもあります。

これまで労働力として雇用することができなかった人たちを、労働環境を変えて迎え入れる

とともに、働く人のやる気が出る仕事と賃金を上げることで労働人口を増やし、再び生産性

を高める改革です。

したがって『働き方改革』は大変重要な制度改革であり、労働基準監督署等が先頭に立ち、

その定着を図っていくものと思われます。

 

働き方改革は制度定着に向けてますます監督指導されていく!

 

もう「人を安く雇う」とか、「人を雇てやっている」とか、「社長はえらい」とかなど、

そんなことは疾うの昔(とうのむかし)の話なのです。

 

 

▶働き方改革の概要

『働き方改革』は、いまから3年前の2019年4月に施行された「働き方改革を推進するため

の関係法律の整備に関する法律」です。 略称「働き方改革関連法」とも呼ばれます。

 

なお、「働き方改革関連法」は、

労働基準法、労働契約法、労働安全衛生法、パートタイム労働法、労働派遣法、労働時間等

設定改善法、じん肺法、雇用対策法の8つの労働法を改正する法律の総称です。

一部の法律は中小企業の準備期間を考慮して、その施行が先延ばしされていました。

しかし、いま現在はそのほとんどが、大企業・中小企業問わず施行されています。

その「働き方改革関連法」の概要は次のとおりです

 

(1)時間外労働(残業)の上限の強化

残業時間の上限が、設け直されたということです。

いままでは、1ヵ月間では「45時間」、年間では「360時間」が上限でした。

しかし、その制限には抜け穴があり、事実上は制限なく残業させることが可能でした。

そこで『働き方改革』では、残業時間の上限を「月45時間、年間360時間」を原則とし、

特別な場合でも年間6ヵ月を限度に「月100時間未満、年間720時間、複数月平均80時間」

が上限として改正されました。

この上限規制は、すでに大企業・中小企業問わず、適用となっています。

 

残業は月45時間、年間360時間以内が基本原則!

特別な場合でも年間720時間・単月100時間未満・複数月平均80時間が上限!

 

(2)年次有給休暇の取得

有給休暇が「年10日間以上ある従業員」に対しては、最低でも5日間取得させることが、

どの企業にも義務付けられました。

 

有休は最低でも年5日取得させることが義務化!

 

(3)勤務間インターバル制度の推進

インターバル制度とは、「連続勤務を強要してはいけない」という制度です。

具体的には、前日と翌日の間に一定時間の休息確保が求められるようになりました。

もう、連続の徹夜勤務などは強要できません。

 

如何なる事情があろうとも日付をまたぐ連続勤務は強要できない!

 

(4)中小企業の「時間外割増率猶予措置」廃止

労働基準法では、1日8時間、週40時間を超えて従業員を働かせた場合、

残業に対して「25%以上」の『割増賃金』を支払うことが義務付けされています。

加えて、月60時間超の残業に対しては、「50%以上」の『割増賃金』が義務付けさられて

います。

この「月60時間超に対する50%以上の割増賃金」に関しては、

いま現在、中小企業には25%に据え置きされています。

しかし、来年2023年4月からは、大企業と同様「割増率50%」が義務付けられます。

これだけが、いま現在、唯一猶予されている『働き方改革関連法』です。

 

「時間外割増率50%」の猶予は2023年3月まで、4月から「50%」になる!

 

(5)産業医の機能強化

産業医の機能強化とは、経営者は産業医に必要な情報を提供し産業医の勧告を衛生委員会に

報告しなければならないという制度です。

 

経営者は産業医に情報提供をし、勧告を衛生委員会に報告する義務がある!

 

(6)同一労働同一賃金

同一労働・同一賃金とは、同じ仕事であれば、たとえ契約形態が正社員とパートなどと

違っていても、同じ報酬を支払わねばならないという制度です。

つまり、正社員と非正規労働者との『待遇差』を禁止するということです。

さらに、派遣労働者の派遣先または同種業務労働者との均等待遇を実施することや

正社員との待遇差の内容や理由を説明することが義務化されています。

 

社員とパートであっても同じ労働ならば、同じ賃金でないといけません!

 

(7)高度プロフェッショナル制度の創設

高度プロフェッショナル制度とは、一定の収入(1075万円以上)がある従業員に、高度な

専門性知識が必要とする業務に従事させる場合、本人同意があれば労働時間及び休日・深夜

の割増賃金等の規定から適用除外できるという制度です。

少し他の働き方改革とは逆行しているような感じも受けますが、制度主旨を正しく理解し、

活用することが大切です。

 

一定以上の収入を支給している従業員には『本人同意』があれば

労働時間等の適用を受けずに仕事の能率を上げることも可能!

 

(8)「フレックスタイム制」清算期間の延長

フレックスタイム制度の清算期間は、いままでは「1ヵ月単位」でした。

しかし、この改正によって「3ヶ月間」に延長できるようになりました。

これによって、多様で柔軟な働き方の実現が図れます。

 

フレックスタイム制度の清算期間延長はすでに始まっている!

 

こうやってあらためて「8つ」の働き方改革関連法を確認すると、

中小企業の「時間外割増率猶予措置」以外はすべて施行開始されていることに気づきます。 

あなたの会社は対応できていますか?

 

 

▶ 働き方改革で定義する「中小企業」とは

『働き方改革』では、一部、企業規模で施行時期が違いましたが、

「中小企業」とはどのように定義されているのでしょうか?

『働き方改革』の主管省庁である厚生労働省では、次のように定義しています。

上表「常時使用する労働者数」とは、常態的に雇用している労働者人数のことを指します。

つまり、臨時的短期間雇用のパート・アルバイト以外はすべて「常時使用する労働者数」に

含まれます。

上記の定義は「資本金”または”」ということなので、パート・アルバイトまで含む常時使用

している労働者数となると、意外と大企業に分類される中小企業が多いかもわかりません。

 

 

この『働き方改革』の背景には、

国際社会と比べて「生産性や賃金が低い」といわれている日本の企業に対して

 1.生産性をあげさせる

 2.労働者の労働時間を減らさせる

 3.労働者の賃金を下げないで、むしろ上げる  などにあるといわれています。

したがって、この『働き方改革』を追従的に「対応しなければいけない」と消極的に捉える

姿勢ではなく、「働き方改革を機会に会社のあり方を変える!」、そして「永続的に続けられる事業にする!」と、前向きに捉えて変革させていくことの方が、正しい『働き方改革』

の捉え方なのかもわかりません

 

世の中は変革しています。よって経営も変革させなければならない!


掲載日:2022年9月14日 |カテゴリー:トピックス, 経営技術

わかりやすく インボイス制度

あと開始まで約1年となり、

テレビコマーシャルなどでもよく見聞きするようになった『インボイス制度』・・。

そこでこの「経営助言コラム」でも、インボイス制度について、再度、わかりやすく簡潔に

説明したいと思います。

インボイス制度は「来年2023年10月1日」から始まります!

 

 

▶インボイス制度とは?

 そもそも「インボイス制度」とは、”特定の事業者”が発行する請求書でないと、消費税の仕入

 税額控除ができなくなるという制度です。

 その表向き理由は「消費税の益税防止」と言われています。

 つまり、消費税を納めなくてもよい事業者(免税事業者)が、販売価格に消費税を上乗せ

 し販売しても、その消費税は国庫に入らずに事業者へ還元されるのはおかしいのでは!と

 いう理由です。

 そのため各事業者は免税事業者から仕入などをしても仕入税額控除ができなくなります。

インボイス制度が開始されると

免税事業者からの仕入や費用に対する仕入税額控除はできなくなります!

 

 

▶免税事業者は2023年10月1日から消費税は請求できない?!

 たとえば文具であれば、大手文具店は、今までと同じく100円のボールペンを、

 税込110円で販売することになります。

 しかし、免税事業者の文具店であれば、同じものを110円で販売すれば、

 それは10円値上げをして販売していることになります。

 それをいままでと同じように、税込110円として販売すれば、それは法令違反と

 なります。

 

 

▶インボイス制度はお客様にいろいろな影響を与える?!

 一般の消費者はどちらで購入しても仕入税額控除はしませんから同じです。

 しかし、免税事業者の文具店は消費税を徴収できませんから、ある免税事業者が値上げを

 しないで100円で販売し出すと、同じボールペンが消費税込みで110円で販売する店

 と、値上げして110円で販売する店と、そして本体価格100円のみで販売する店と、

 3通りになり、市場に混乱と競争の激化が起こることが予想できます。

 また、購入者が事業者の場合であれば、一方は110円で購入しても10円の仕入税額控

 除ができますので、免税事業者で価格を変更しない文具店からの購入を避けることが予想

 できます。

 仮に免税事業者文具店が100円で販売したとしても、購入事業者の事務が煩雑となりま

 すので、それでも事業者は免税事業者文具店から購入することを避ける恐れがあります。

 このようなことがいたるところで2023年10月から起こることが予想できます。

インボイス制度の開始は

「市場の混乱」と「競争の激化」を招くことが予想される!

 

 

▶インボイスを発行するには『適格請求書発行事業者』になることが必要!

 免税事業者文具店が消費税を上乗せして販売するためには、先ほどの「特定の事業者が

 発行する請求書」を発行できるようにならなくてはなりません。

 その特定の事業者が発行する請求書のことを『適格請求書』といいます。

 適格請求書が発行できる特定の事業者になるためには、税務署へ『適格請求書発行事業

 者』の登録申請が必要となります。

インボイス開始に間に合わせるには「来年3月31日まで」に申請が必要です!

 

 あなたの会社はすでに適格請求書発行事業者の登録申請をされていますか?

 

 

▶適格請求書発行事業者になることは同時に『課税事業者』になる!

 適格請求書を発行するためには、適格請求書発行事業者になればよいということだけでは

 なく、同時に『課税事業者』になることを意味しています。

 特に、取引上の関係から、これまで免税事業者であった事業者が、このままでは取引から

 弾かれてしまうという恐れがあるので駆け込み的に「適格請求書発行事業者」となると、

 それは同時に課税事業者になることになります。

 

 これまで消費税の益税が、経営を続けて行くための収入源になっていた免税事業者も多い

 わけですが、今後はそれらはすべて納付に回ることになります。

 つまり、零細中小企業といえども経営の仕方を根本的に考え直さなければ、経営が難しく

 なることを意味しています。

 そのことを後ろ向きに捉えるのではなく「ピンチをチャンスに!」という発想で捉え直す

 ことが大切です。

 ピンチをチャンスにという発想の経営が求められる!

 

 

▶適格請求書の記載要件とは?

 適格請求書発行事業者になって、請求書を発行さえすれば『適格請求書』として取り扱わ

 れるのかといえば、そうではありません。

 『適格請求書』には記載しなければならない「記載要件」というものがあります。

 具体的には、次のようなものです。

 上記のように、現在の『区分記載請求書等保存方式』に加えて、

 「適格請求書発行事業者登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額」の

 記載が必要となります。

適格請求書には

適格請求書発行事業者登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額の記載が必要!

 

 

▶インボイス制度の経過措置

 インボイス制度は来年2023年10月1日から開始されます。

 しかし、大変大きな改正ですので、しばらくの間は「経過措置」というものがあります。

 経過措置とは、現行の「区分記載請求書等」のままであっても、一定割合で仕入税額控除

 ができるというものです。

 それは次のとおりです。

 

 《仕入税額控除の経過措置》

 ①2023年10月から2026年9月末までの「3年間」

     ⇒「仕入税額相当額の80%」が仕入税額控除できます。

 ②2026年10月から2029年9月末までの「3年間」

     ⇒「仕入税額相当額の50%」が仕入税額控除できます。

 以上、6年間は経過措置期間となりますが、現実的には事務が煩雑になりますので、取引

 先企業はあまり好まないと思われます。

経過措置期間は6年間、しかしビジネスではあまり採用しないと思われます!

 

 

▶インボイス制度の影響は?

 さて、来年10月からインボイス制度が始まるわけですが、その影響はどのようなことが

 考えられるでしょうか。

 

 まずは、先ほども述べたとおり、市場の混乱と競争の激化を招くということです。

 

 次に、免税事業者は一説には450万社と言われていますが、その多くの事業者がこれを

 機会に課税事業者へ移行することが想定されます。

 そうなると赤字経営でも消費税は納付しなければなりませんので、多くの零細中小企業が

 経営困難に陥るだろうと言われています。

 つまり、零細中小企業淘汰の波が訪れるということです。

 

 さらにインボイス制度は来年の年度途中である10月から始まりますので、その初年度に

 おいては、税込経理と税抜経理が混在し、非常に申告にも手間がかかります。

 たとえば、個人自営者の場合であれば、1月から9月までは税込経理をして、10月から

 12月までは税抜経理をしなければなりません。

 また3月決算の零細中小企法人であれば、4月から9月までは税込経理、10月から3月

 までは税抜経理となります。

零細中小事業者においてインボイス初年度は税込・税抜経理が混在します!

 


掲載日:2022年9月7日 |カテゴリー:トピックス, 会計処理

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